Jak zarządzać czasem w 3 krokach

„Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie, jak go wskrzesić”- twierdził Albert Einstein. I miał rację.
Aby być człowiekiem wysoce produktywnym i nie marnować swojego cennego czasu na błahe zajęcia, należy nauczyć się sprawować kontrolę nad godzinami swego życia. A zatem, jak zarządzać czasem?

Czasu nie można cofnąć ani zatrzymać. Warto zatem spożytkować go w wartościowy sposób. Można się tego nauczyć, postępując zgodnie z trzema krokami.

Jak zarządzać czasem – wstęp

Aby efektywnie przejść do działania i zarządzania czasem, należy podzielić sobie pracę na części i systematycznie je realizować. Części te należy uporządkować od najważniejszej do najmniej znaczącej. Wedle słów P. F. Druckera, „ważniejsze od właściwego wykonania pracy jest to, by wykonywać właściwą pracę.” Najprościej jest ustalić priorytet każdego zadania. Podziel je na te, które musisz wykonać natychmiast, te, które możesz wykonać pod koniec dnia, takie, które w miarę możliwości dobrze by było wykonać jeszcze dzisiaj oraz te, które można zlecić komuś innemu lub przełożyć na inny dzień. Wyznacz sobie termin zakończenia działania, czyli dojścia do zamierzonego celu. Z początku będzie Ci się wydawało, że żyjesz pod presją, ale spokojnie, to pozytywna presja, która nakręca i zwiększa wydajność działania. Będzie utrzymywała w Tobie nieustanną motywację.

1. Krok – Zapisz, jak mija Twój czas

Ludziom wydaje się, że doskonale wiedzą, jak zarządzać czasem, jak spędzać go świadomie i znają znaczenie godzin. Nie zdają sobie sprawy jednak, że wiele czynności odbywa się w umyśle na poziomie nieświadomości lub podświadomości. Kiedy spiszecie sobie, co robicie w każdej chwili, nawet jeśli to będą drobnostki, wtedy uświadomicie sobie te czynności, które tylko kradną Wasze cenne sekundy a nie mają żadnego znaczenia. Zauważycie, że zadania, które wymagały kilku godzin, okażą się wykonalne w kilkadziesiąt minut. Będziecie potrafili skupiać się tylko na tym, co Was przybliży do celu w jak najkrótszym czasie.

2. Krok – Zarządzaj efektywnie i nadaj tempo działaniu

Stwórz listę zadań, którym narzucisz określony czas trwania – to podstawowy wymóg przy zadaniu: jak zarządzać czasem. Załóż, że na gotowanie poświęcisz czterdzieści minut, na umycie okien- dwie godziny, na wyjście z psem- godzinę, na odrobienie lekcji z dziećmi- pół godziny, itd. Nastawiając się na dane tempo działania, bezproblemowo zdążysz zrobić wszystko, co zaplanujesz. Nie będziesz też odskakiwać w zbyteczne leniuchowanie, nie będziesz uciekać od spraw istotnych do nieistotnych w zupełności.

3. Krok – Twórz hierarchię zadań

Jak zapewne wiesz, są rzeczy ważne i ważniejsze. Zaczynaj zawsze od ważniejszych. Wykonanie niezbędnych czynności podniesie poziom pewności i satysfakcji, dzięki którym z jeszcze większym zapałem przystąpisz do czynności mniej ważnych, a zatem wzbudzających mniejszą motywację. Jak wiadomo, od poziomu motywacji zależy szybkość i jakość wykonania zadania. Jej wysoki poziom jest więc wskazany, a nic tak go nie podnosi jak zadowolenie z samego siebie.

Jak zarządzać czasem? Pozostałe wskazówki

Nie daj się złodziejom czasu. Kwalifikują się do nich czynności nieprzynoszące nic w zamian: odwlekanie, lenistwo, dezorganizacja, chaos myślowy, niezdecydowanie, nieprzemyślane decyzje, czynności przyjemne, lecz odciągające od ważnych spraw wymagających realizacji, wymówki, racjonalizacja typu „kwaśne winogrona” lub „słodkie cytryny.”

Często jest tak, że ludzie podświadomie za priorytet stawiają sprawy osobiste lub przynoszące przyjemne odczucia, a nie te, które są istotne, związane z pracą, nauką, powinnością służbową.
Należy umieć podzielić dzień na życie prywatne i zawodowe. Nie dość, że wtedy damy radę wykonać czynności związane z jednym aspektem, to w dodatku nie będziemy ich mieszać. Nie jest dobrze przynosić pracę do domu lub zaległości i frustracje z domu do pracy.

Nie podejmujcie się także wielu zadań jednocześnie. Nie wiedząc, od czego zacząć, zwykle nie zaczyna się od niczego, tylko idzie spać, by o tym nie myśleć. W razie wystąpienia konieczności sprostania wielu zadaniom, lepiej jest poprosić kogoś bliskiego o pomoc. Nie angażuj się w przyszłe akcje, jeżeli teraz brakuje Ci na nie czasu. W przyszłości będziesz mieć go równie mało.

Nie zapomnij też o zaczynaniu od razu. Nie można uśpić zamiaru, bowiem nie ma nic gorszego, niż odkładanie życia na potem. Warto o tym pamiętać szczególnie teraz, kiedy wraz z nadejściem nowego roku magnesem na lodówce zawiesisz listę postanowień i celów.

Autor: Hidari11

Od redakcji:

Hidari11 pisze dla nas cykl wspaniałych porad. Sukcesywnie je publikujemy. Chcesz aby Twoja publikacja ukazała się na portalu, a przy tym otrzymać od nas dodatkowe punkty? Czekamy na Ciebie!