Krótki poradnik efektywności

Efektywność osobista zależy zazwyczaj od nabytych w toku doświadczeń zawodowych nawyków i sposobów organizacji pracy. Często niewłaściwe przyzwyczajenia utrudniają skuteczne wykonywanie obowiązków, powodują gromadzenie się spraw, co w rezultacie przytłacza i stresuje. Od blisko 30 lat problemy związane z zarządzaniem zadaniami i efektywnym wykorzystaniem czasu rozwiązuje Personal Efficiency Program (PEP®).

Program zrewolucjonizował styl życia i pracy już  ponad miliona osób na całym świecie. Ci, którzy poznali i wdrożyli w życie metody PEP® twierdzą, że dzięki nim odczuwają więcej satysfakcji z tego, co robią, a także osiągają balans między pracą a sferą prywatną.

PEP® to zbiór prostych, ale genialnych metod i zasad, które bardzo usprawniają zarządzanie codziennymi zadaniami, zarówno w życiu zawodowym, jak i osobistym. Trening dał mi większy spokój i kontrolę nad tym, czym się zajmuję. Nie muszę o wszystkim pamiętać, bo robi to za mnie kalendarz. Po przyjściu do pracy nie przytłacza mnie liczba maili czekających na odpowiedź, bo w „odebranych” są tylko te, które właśnie napłynęły. Zgodnie z zasadą „zrób to od razu” zrealizowałam wiele rzeczy, o których wcześniej tylko myślałam. – mówi Izabela Siemion, Skarbnik, Carslberg Polska, która odbyła trening PEP®.

Najważniejsza zasada PEP®: Zrób to od razu

Po prostu zajmij się sprawą od razu, szczególnie jeśli na jej załatwienie przeznaczyłbyś kilka minut. Jeśli wymaga to więcej czasu i nie możesz jej załatwić teraz – nie odkładaj jej „na później”, łudząc się, że w innym terminie będzie łatwiej i wykonasz zadanie lepiej. Odwlekanie załatwienia sprawy to niepotrzebne generowanie stresu – czas płynie, a „otwarty” temat czeka. Staw czoła wyzwaniu od razu i zaplanuj wykonanie obowiązku na konkretny termin, a kiedy termin nadejdzie zrealizuj zadanie z całą konsekwencją. Bardzo wiele osób, które zaczęły stosować tę zasadę zauważyło, że czas potrzebny do wykonania zadania jest zazwyczaj dużo krótszy niż pierwotnie zakładany.

Zrób to do razu – poczuj przedsmak treningu PEP®

Spróbuj wdrożyć chociaż kilka z poniższych zasad związanych z filozofią treningu PEP® :

Zorganizuj swój teren: Nie trać czasu na szukanie pojedynczej kartki z zapiskami, która zginęła w odmętach Twojego biurka. Pozbądź się zbędnych rzeczy i poukładaj te, które mają dla Ciebie wartość – znajdź dla nich odpowiednie miejsce, podziel je, oznacz. W „twórczym bałaganie” również trzeba znaleźć przestrzeń na kreatywność. Dlatego zorganizuj swoje biurko, swój dom tak, by wszystko było na swoim logicznym miejscu.

Selekcjonuj informacje: Przeanalizuj  swoje informacje – w kalendarzu, notesie, w skrzynce e-mailowej, w smartfonie – pozbądź się tych, które nie są niezbędne. Zostaw te wartościowe i aktualne. Zacznij wykorzystywać wszystkie funkcje poczty elektronicznej – do filtrowania, katalogowania, automatycznego usuwania. Tak jak dokumenty papierowe, porządkuj też swoje wiadomości elektroniczne. Na bieżąco usuwaj przeczytane mniej istotne informacje. Archiwizuj tylko ważne e-maile. Korzystaj z katalogu „Moje Dokumenty”, podziel pliki ze względu na ich przeznaczenie, rodzaj, aktualność. Nie czytaj poczty wtedy kiedy i tak wiesz, że nic nie zrobisz z otrzymaną wiadomością.

Zredukuj „przeszkadzacze”: Według badań średnio co 3 minuty coś zakłóca naszą uwagę i odrywa od pracy. Marnujemy czas na  zbędne przerwy, pogadanki, nic niewnoszące pytania i spotkania. Nie rozdrabniaj się, odpisuj na maile lub na dokumenty „hurtowo”, nie na każdy z osobna i w różnym czasie. Blokuj w swoim kalendarzu czas na wykonanie tych zadań. Takie podejście pozwala pozbyć się dziennie 50 momentów zaburzających koncentrację.

Nie pozwól, aby spotkania zdominowały i rządziły Twoim czasem: Niestety większość spotkań, to niekończące się i niewiele wnoszące dyskusje. Nie trać czasu na  niepotrzebne „pogaduchy” – nie dyskutuj o problemach tylko przyjrzyj się im, poznaj i po prostu je rozwiąż. Chroń swój czas. Nikt inny za Ciebie tego nie zrobi.

Zaprzyjaźnij się z kalendarzem: Chcesz, aby coś zostało zrobione? Wpisz to do kalendarza. Jeśli zapisujesz spotkania, to tym bardziej planuj i zapisuj swoje zadania. Eksperci zalecają pracę w blokach 90-minutowych, by lepiej koncentrować się na wykonywanych w tym czasie obowiązkach.

Opracuj system przypominania o tym, co masz do zrobienia: Nie musisz pamiętać, że o 15-stej masz do kogoś zadzwonić – nie zaprzątaj sobie tym głowy, lepiej zapisz to w kalendarzu. Niech dobrze prowadzony kalendarz stanie się Twoim osobistym asystentem.

Wykonuj każdą czynność tylko jeden raz: Gdy zajmiesz się już czymś, nie odkładaj tego – wracając, powtórnie stracisz czas na przypomnienie sobie tematu. Nie podwajaj sobie pracy.

Zamiast zasypywać się masą postitów z listą rzeczy do załatwienia, ZRÓB TO OD RAZU! Efektywność jest Twoich rękach!