Kilka praktycznych porad dla osób podróżujących służbowo

Prowadzenie biznesu staje się obecnie coraz bardziej globalne. Przedstawiamy kilka praktycznych rad dla osób podróżujących w interesach. O czym trzeba pamiętać przed wyjazdem i jak uniknąć niepotrzebnych komplikacji związanych z nieprzewidzianymi zdarzeniami w podróży?

Paszport i wiza

Przede wszystkim należy sprawdzić, czy nasz paszport jest ważny. Dobrym pomysłem jest również zabranie ze sobą jego kserokopii, na wypadek kradzieży lub zagubienia. Istotne jest również sprawdzenie, czy w miejscu, do którego wyjeżdżamy, wymagana jest wiza.

Jeśli paszport został skradziony lub prawnie zatrzymany, należy skontaktować się bezpośrednio z ambasadą. Trzeba również jak najszybciej zgłosić kradzież, rabunek lub pobicie, lokalnej policji i poprosić o odpowiednie zaświadczenie. Nigdy nie należy podpisywać dokumentów, których się nie rozumie – nawet policyjnego raportu, napisanego w obcym języku. W przypadku napadu ważne jest, by przebadał nas lekarz. Nie można zapomnieć o  zachowaniu paragonów bądź pokwitowań, które są wymagane by uzyskać zwrot kosztów.

Szczepienia i leki

Przed wyjazdem należy zrobić wszystkie zalecane szczepienia. Wiele z nich musi być podanych z odpowiednim wyprzedzeniem dla zapewnienia właściwego efektu. Jeżeli cierpimy na jakiekolwiek choroby lub regularnie zażywamy leki na receptę, konieczne jest odebranie od lekarza stosownego zaświadczenia, napisanego w języku angielskim, w którym będzie sprecyzowane na co chorujemy i jakie przyjmujemy leki. Takie zaświadczenie może się okazać przydatne podczas odprawy celnej, jak również ułatwić wiele spraw, w przypadku ewentualnej choroby podczas podróży. Niezbędne leki należy zawsze trzymać w bagażu podręcznym!

Bagaż podręczny i główny

Do bagażu podręcznego pakujemy lekarstwa, a także wartościowe rzeczy jak aparat fotograficzny, laptop i ważne dokumenty. Unikniemy w ten sposób zniszczenia lub kradzieży zawartości bagażu na lotnisku. Dobrze jest też spakować ubranie na zmianę, na wypadek zaginięcia bagażu głównego. Zabieranie na pokład samolotu ostrych przedmiotów jak nożyczki, sztućców bądź pilnika jest zabronione.

Do oznaczenia bagażu głównego używamy specjalnej przywieszki bagażowej dostępnej na lotnisku i zapisujemy na niej adres oraz numer telefonu hotelu, w którym się zatrzymujemy. Dobrym pomysłem jest również zapakowanie do walizki kartki z imieniem, nazwiskiem, adresem zamieszkania i numerem telefonu. Nigdy nie pakujmy pieniędzy, bądź biletów do bagażu głównego. Upewnijmy się też, czy nasza walizka ma dobry zamek. Warto również posiadać dodatkowe zabezpieczenia.

Odpowiednie ubezpieczenie to podstawa

Przygotowując się do wyjazdu służbowego należy, także uzgodnić z pracodawcą kwestie związane z ubezpieczeniem w trakcie podróży. Na rynku dostępne są różne warianty polis ubezpieczeniowych od krótkoterminowych po roczne, jak i te dopasowywane ściśle do potrzeb i oczekiwań przedsiębiorców, tzw. Corporate Travel Insurance. Mimo, iż po przystąpieniu Polski do UE osoby przebywające w podróży za granicą mogą korzystać ze świadczeń medycznych w ramach EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego), warto przed podróżą sprawdzić informacje o służbie zdrowia w kraju, do którego wybieramy się w delegację. To, co w naszym kraju jest świadczeniem nieodpłatnym za granicą może nas drogo kosztować.

Mając na uwadze powodzenie i sukces prowadzonych działań biznesowych za granicą należy pamiętać o bezpieczeństwie i komforcie osób odbywających podróż służbową – mówi Beata Kalitowska, Dyrektor Zarządzająca ERV Oddział w Polsce. Odpowiednio dobrana polisa ubezpieczeniowa zabezpiecza przed skutkami nieprzewidzianych zdarzeń. Polisa jest gwarancją bezpiecznego podróżowania  w każdym miejscu i w każdym czasie – dodaje.

Podstawowe produkty ubezpieczeniowe zawierają w sobie ubezpieczenie kosztów leczenia (KL), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz ubezpieczenie bagażu. Każdy pakiet można rozszerzyć o dodatkowe ryzyka (np. zastępstwo kierowcy czy porwanie). Choć polskie prawo nie nakłada obowiązku ubezpieczenia pracownika w podróży służbowej, pracodawca odpowiada za niego, co w praktyce oznacza konieczność zwrotu poniesionych kosztów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych.

Brak zagwarantowanej ochrony ubezpieczeniowej dla pracownika na czas delegacji naraża pracodawcę na pokrycie wszelkich kosztów w przypadku nieprzewidzianego wypadku lub choroby pracownika. To na pracodawcy ciąży obowiązek zadbania o jego dobro – podkreśla Beata Kalitowska.

Gotówka i karty kredytowe/debetowe

Wyjeżdżając w delegację należy zabrać ze sobą kopie kart, zarówno w formie papierowej, jak również elektronicznej i zapisać numery telefonów, niezbędne do ich unieważnienia. Nie powinniśmy nosić przy sobie większej ilości gotówki niż będzie nam potrzebna w ciągu dnia. Rezerwowe pieniądze należy trzymać w innym miejscu niż portfel.

Transport

Zawsze powinniśmy korzystać z renomowanych korporacji taksówkarskich, bądź samochodów hotelowych. Należy unikać niezarejestrowanych taksówek. Jeszcze przed jazdą dopytajmy, ile będzie kosztował kurs i czy otrzymamy rachunek lub pokwitowanie kosztów przejazdu.

Przy wynajęciu samochodu najlepiej skorzystać z oferty znanej firmy. Należy upewnić się, czy pojazd jest odpowiednio ubezpieczony oraz czy posiada aktualne badania techniczne. W wielu krajach zaleca się jazdę z zamkniętymi drzwiami i oknami, by nie paść ofiarą złodziei. Trzymajmy się głównych dróg, a przed jazdą sprawdźmy czy mamy co najmniej pół zbiornika paliwa. Zawsze należy parkować samochód na dobrze oświetlonym parkingu. Za każdym razem, gdy z niego wysiadamy zabierajmy ze sobą wszystkie cenne przedmioty – w przeciwnym razie istnieje szansa, że zrobi to ktoś inny.

Podróż służbowa jest dla większości z nas elementem codziennej pracy. Zdarza się, że w pośpiechu możemy zapomnieć o niektórych podstawowych kwestiach, które mogą przesądzić o bezpieczeństwie i komforcie naszej podróży. Ponieważ delegacje trwają często do kilku dni, przed wyjazdem upewnijmy się, czy jesteśmy do niej odpowiednio przygotowani.